--- title: "Webinar Zeiterfassung + Stundenkonto — 03.12.2023" type: source raw_source: "raw/youtube-transcripts/Die Zeiterfassung beim Programm - Webinar vom 03.12.2023.md" created: 2026-05-06 updated: 2026-05-07 tags: [webinar, transkript, zeiterfassung, stundenkonto, stoppuhr, untertyp, bautagebuch, nachkalkulation, urlaubsantrag] --- Quelle: [`raw/youtube-transcripts/Die Zeiterfassung beim Programm - Webinar vom 03.12.2023.md`](../../raw/youtube-transcripts/Die%20Zeiterfassung%20beim%20Programm%20-%20Webinar%20vom%2003.12.2023.md). Re-Ingest am 2026-05-07 — Deep Dive. ## Worum geht's Webinar (Dina Schanz) **03.12.2023** zu **Zeiterfassung + Stundenkonto**. Sehr ausführliche Demo mit Browser links + Handy rechts (Mitarbeiter Sven). Behandelt: Voreinstellungen, klassische Erfassung vs. Stoppuhr, Stundenkonto-Pflege, administrative Verwaltung, Bautagebuch-Zeiterfassung, Nachkalkulation, Urlaubsanträge. ## Grundsatz - **Jede Lizenz** kann Arbeitszeit erfassen (Büro / Experte / App-Nutzer — App ist überall inklusive). - Voreinstellungen unter **Einstellungen → Funktionen → Sektion Zeiterfassung**. - Nach Voreinstellungs-Änderung: Mitarbeiter im App-Bereich Einstellungen → **„Einstellungen neu laden"** drücken. ## Klassische Zeiterfassung vs. Stoppuhr | Modus | Wann nutzen | Konfiguration | |---|---|---| | **Klassisch** | Mitarbeiter trägt Zeiten manuell ein (auch nachträglich) | globale Start/Ende-Zeit + Pause vorbelegt; mehrere Zeiten pro Tag möglich | | **Stoppuhr** | Live einklicken/ausklicken | Checkbox **„Stoppuhr anzeigen"** + optional **GPS-Tracking** (nur bei Start/Stop, nicht laufend); optional **„manuelle Zeiterfassung verbieten"** (sperrt Nachträgliches Editieren) | Siehe [Wie man die Zeiterfassungs-Voreinstellungen anpasst](https://okf.das-programm.io/kb/zeiterfassung-voreinstellungen) · [Wie man die Stoppuhr in der App aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/stoppuhr-aktivieren) · [Wie man die Stoppuhr in der App benutzt](https://okf.das-programm.io/kb/stoppuhr-app) · [Wie man eine Arbeitszeit klassisch in der App erfasst](https://okf.das-programm.io/kb/zeit-erfassen-app). ## Voreinstellungs-Optionen - **Start / Ende / Pause** (Pause in Minuten — siehe Confusion in [UI-Doc Zeiterfassung — CS-Glossar, Flows, Confusion Points](https://okf.das-programm.io/kb/modul-zeiterfassung-ui-doc)). - Sichtbare Felder pro Zeit-Eintrag: **Auftrag** (immer), **Projekt** / **Kunde** / **Position** je nach Checkbox. - **„Zeiterfassung nur auf zugewiesene Aufträge"** — Mitarbeiter sieht nur die Aufträge, denen er im Auftrag-Detail zugewiesen ist (siehe Auftrag-Tab Mitarbeiter + Checkbox „Zeiterfassung erlauben"). - **„Mitarbeitern Stundenkonto in App anzeigen"** — Selbstauskunft im App-Einstellungs-Tab. ## Untertypen - Eigene Untertypen anlegen (Wochenendzuschlag, Feiertagszuschlag, **Anfahrt**, **Durchführung**, **Regiearbeiten**, …). - **Wirkung 1**: im Stundenkonto pro Untertyp ausgewiesen (für Lohnbuchhaltung). - **Wirkung 2**: in Nachkalkulation aufgesplittet (Anfahrt vs. Durchführung). - Nutzungstipp aus dem Webinar: **„Regiearbeiten"-Untertyp** → später nach diesem Untertyp filtern + extra abrechnen. - Siehe [Wie man einen Untertyp für die Zeiterfassung anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/untertyp-anlegen). ## Stundenkonto-Pflege im Mitarbeiter-Detail Pflichtfelder, ohne die kein akkurates Stundenkonto entsteht: | Feld | Wo | Wirkung | |---|---|---| | **Mitarbeiter seit**-Datum | Einstellungen-Tab | ab wann Stundenkonto rechnet | | **Arbeitszeiten** (Tabelle mit gültig-von) | Einstellungen-Tab → **+ Plus** | Soll-Stunden pro Wochentag | | **Stundenlohn** | Einstellungen-Tab | wirkt in **Nachkalkulation** (nicht direkt im Stundenkonto) | | **Lohngruppe** | Einstellungen-Tab | wirkt in **Disposition** (Kapazitätsplanung), nicht im Stundenkonto | - **Wechsel von Vollzeit → Teilzeit**: alte Zeile mit **gültig-bis** datieren, neue Zeile per **+** mit neuem **gültig-von**. Sichert historische Stundenkonten. - **Stundenlohn-Änderung** analog: alte Zeile bleibt für historische Nachkalkulation korrekt. - Felder **Jahresurlaubsanspruch / Urlaubsübertrag / Überstundenkonto** weitere Stammwerte. Siehe [Wie man die Soll-Arbeitszeiten eines Mitarbeiters einträgt](https://okf.das-programm.io/kb/arbeitszeiten-eintragen) · [Wie man die Stundenkonto-Voreinstellungen pro Mitarbeiter setzt](https://okf.das-programm.io/kb/soll-zeiten-eintragen) · [Wie man Lohngruppen anlegt und Mitarbeitern zuweist](https://okf.das-programm.io/kb/lohngruppen-anlegen). ## Stundenkonto — Anzeige + Export - Mitarbeiter-Detail → Tab **Stundenkonto** → Monatsweise Übersicht + Verrechnung (Über/Minusstunden, Übertrag, Krankheit, Urlaub). - **PDF-Stundenkonto** mit Briefpapier — pro Monat. - **Per Mail senden** an Mitarbeiter (manuell aus Detail). - **In-App-Anzeige** wenn Voreinstellung aktiv → Mitarbeiter sieht eigenes Konto in App-Einstellungen. - **Arbeitszeitkonto** als CSV exportierbar. ## Administrative Übersicht - Hauptmenü → **Zeiterfassung**. - Filter nach Mitarbeiter / Zeitraum / Typ / Untertyp / Auftrag / Anmerkung. - **Massen-Statuswechsel**: Checkboxen + **„Alle auswählen"** (nur aktuelle Seite!) + Massen-Status-Dropdown rechts oben + Disketten-Knopf. - Status: **erfasst → geprüft → festgeschrieben** (festgeschrieben = unwiderruflich). - Excel-Export der gefilterten Liste. ## Bautagebuch — Zeiterfassung fürs Team - Im Auftrag → orangener Folge-Knopf → **Bautagebuch** (siehe [Wie man ein Bautagebuch aus einem Auftrag erstellt](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch-aus-auftrag-erstellen)). - Im Bautagebuch: **Arbeitszeiten-Sektion** — **einziger Ort in der App**, wo Zeiten **für andere Mitarbeiter** erfasst werden können (Vorarbeiter erfasst für die ganze Kolonne). - Checkbox **„Arbeitszeiten mit dem PDF anzeigen"** **vor Festschreibung** setzen, sonst nicht mehr aktivierbar (siehe [Wie man die Arbeitszeiten-Anzeige im Bautagebuch-PDF aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch-arbeitszeiten-im-pdf-aktivieren) · [Bautagebuch: „Arbeitszeiten im PDF" lässt sich nach Festschreibung nicht aktivieren](https://okf.das-programm.io/kb/problem-bautagebuch-arbeitszeit-pdf-nicht-aktivierbar-nachtraeglich)). - Erfasste Zeiten landen sowohl im Stundenkonto **als auch** in der Nachkalkulation des Auftrags. ## Nachkalkulation - Im Auftrag → Sektion **Vor-/Nachkalkulation** → kumulierte Arbeitszeiten je Mitarbeiter mit Stundenlohn. - **Untertypen** als zusätzliche Aufschlüsselung (Anfahrt vs. Durchführung). - **Slider Fertigstellungsgrad** → progressive Hochrechnung des Endgewinns bei gleichbleibendem Tempo. - Versteckter blauer Knopf rechts oben → **grafische Darstellung** (Material / Lohn / Selbstkosten / Gewinn). ## Urlaubsanträge - App: Sven → Einstellungen → Urlaubsanträge → **Palme-Knopf** → Antrag. - Browser: Untermenü Mitarbeiter → **Urlaubsanträge** → Filter „beantragt" → Detail. - Detail zeigt: beantragter Zeitraum + **automatische Verrechnung** mit Soll-Arbeitszeiten + **Urlaubsübersicht** (Anspruch / genommen / Rest). - Genehmigung → Urlaub wird **automatisch im Stundenkonto** gebucht **und** in der Einsatzplanung als roter Balken sichtbar. - Siehe [Wie man als Mitarbeiter einen Urlaubsantrag in der App stellt](https://okf.das-programm.io/kb/urlaubsantrag-stellen-app) · [Wie man einen Urlaubsantrag im Browser genehmigt oder ablehnt](https://okf.das-programm.io/kb/urlaubsantrag-bearbeiten-browser). ## Customer-Wording aus dem Q&A - „Wir kalkulieren nicht **nach**, wir kalkulieren **mit** dem Programm" (Peter Sparding, langjähriger Kunde). ## Cross-Links zu Navigation-Pages - [Wie man die Zeiterfassungs-Voreinstellungen anpasst](https://okf.das-programm.io/kb/zeiterfassung-voreinstellungen) · [Wie man die Stoppuhr in der App aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/stoppuhr-aktivieren) · [Wie man einen Untertyp für die Zeiterfassung anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/untertyp-anlegen) - [Wie man eine Arbeitszeit klassisch in der App erfasst](https://okf.das-programm.io/kb/zeit-erfassen-app) · [Wie man die Stoppuhr in der App benutzt](https://okf.das-programm.io/kb/stoppuhr-app) - [Wie man die Soll-Arbeitszeiten eines Mitarbeiters einträgt](https://okf.das-programm.io/kb/arbeitszeiten-eintragen) · [Wie man die Stundenkonto-Voreinstellungen pro Mitarbeiter setzt](https://okf.das-programm.io/kb/soll-zeiten-eintragen) · [Wie man Lohngruppen anlegt und Mitarbeitern zuweist](https://okf.das-programm.io/kb/lohngruppen-anlegen) - [Wie man ein Bautagebuch aus einem Auftrag erstellt](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch-aus-auftrag-erstellen) · [Wie man die Arbeitszeiten-Anzeige im Bautagebuch-PDF aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch-arbeitszeiten-im-pdf-aktivieren) · [Wie man als Bauleiter:in in der App die Zeiten der gesamten Kolonne im Bautagebuch erfasst](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch-zeiterfassung-fuer-kolonne-app) - [Wie man als Mitarbeiter einen Urlaubsantrag in der App stellt](https://okf.das-programm.io/kb/urlaubsantrag-stellen-app) · [Wie man einen Urlaubsantrag im Browser genehmigt oder ablehnt](https://okf.das-programm.io/kb/urlaubsantrag-bearbeiten-browser) ## Verknüpfte Themen - [Zeiterfassung & Stundenkonto — App, Bautagebuch, Nachkalkulation](https://okf.das-programm.io/kb/zeiterfassung-und-stundenkonto) - [Urlaubsanträge — App stellen, Browser bearbeiten](https://okf.das-programm.io/kb/urlaubsantraege) - [Bautagebuch — Großprojekte, Regiearbeiten, kumulierte Rechnungen](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch) - [Soll-Zeiten geändert — Programm rechnet rückwirkend Überstunden](https://okf.das-programm.io/kb/problem-soll-zeiten-rueckwirkend)