--- title: "Webinar Neue Funktionen 2025 — 19.06.2025" type: source raw_source: "raw/youtube-transcripts/Neue Funktionen beim Programm 2025 - Webinar 19.06.2025.md" created: 2026-05-06 updated: 2026-05-07 tags: [webinar, transkript, e-formulare, excel-import, ordner-teilen, eigene-einheiten, ki, rechnung-editieren, microsoft-google, api] --- Quelle: [`raw/youtube-transcripts/Neue Funktionen beim Programm 2025 - Webinar 19.06.2025.md`](../../raw/youtube-transcripts/Neue%20Funktionen%20beim%20Programm%202025%20-%20Webinar%2019.06.2025.md). Re-Ingest am 2026-05-07 — Deep Dive. ## Worum geht's Webinar (Dina Schanz) **19.06.2025** mit **8 neuen Funktionen** quer durchs Programm. Pro-lastig: E-Formular-Editor, KI-Arbeitsbericht, API. ## 1. E-Formular-Editor (Pro) ### Voraussetzungen - Pro-Funktion **„Formulare"** in Funktionen ✓. - Mitarbeiter-Berechtigung **„Mitarbeiter kann Formularvorlagen verändern"** (nur Büro-Lizenz). ### Editor - Hauptmenü → **Formulareditor** (über den Einstellungen-Eintrag). - **Bezeichnung** + Optionen Unterschriften ✓ + Datei-Upload ✓. - **Baukasten** mit Zeilen + Feldern: - Pro Feld: nur **Überschrift** oder **Eingabefeld** + Breite (25 / 50 / 100 %) + optional Grafik. - Eingabefeld-Typen: **einzeilig** / **mehrzeilig** / **Auswahl (Dropdown)** / **Checkbox** / **Datum** / **Datum + Uhrzeit**. - Auto-Fields oben: Kunde + Adresse + Bezeichnung + Projekt + Objektadresse + Status + Mitarbeiter — **NICHT** im Editor doppeln. - **Speichern** ist Pflicht (nicht Auto-Save!) — roter Speicherknopf rechts. - **Drag & Drop** zum Verschieben (6-Punkte-Symbol) — Zeilen + Felder. ### Versionierung - Bestehende E-Formulare bleiben unverändert; nur **neue** Formulare nutzen die geänderte Vorlage. ### Anlegen + Vergeben - Im Kunde- oder Projekt-Detail → Sektion **Formulare** → Dropdown → Vorlage wählen → Plus. - Mitarbeiter zuweisen → landet im App-Aufgaben-Feed. - App: Kunde → Plus-Menü → **Pinboard-Symbol** für E-Formulare. ## 2. Excel-Import ### Angebot aus Excel - Hauptmenü → Angebote → **Import** → Dropdown **„Ich möchte ein Angebot aus einer Excel-Datei erzeugen"**. - Vorlagen: **Excel** (für PC) oder **CSV** (für Mac/Numbers) herunterladen — Spalten **niemals umbenennen oder umsortieren**. - Drag & Drop in die Drop-Zone. ### Stammdaten-Import (Kunden / Lieferanten / Materialien / Leistungen) - Einstellungen → Kachel **Excel-Import**. - **Nummer-Spalte ist Identifikator** für Update vs. Doppelanlage. - Computer „dumm" — exakte Schreibweise wichtig (SZ vs. ß). - Siehe [Wie man Stammdaten (Kunden, Materialien, Leistungen) per Excel/CSV importiert](https://okf.das-programm.io/kb/stammdaten-importieren). ## 3. Ordner / Dateien mit Kundschaft teilen - Im Kunde / Projekt → Sektion **Dateien** → Ordner anlegen → drei Knöpfe rechts (verschieben / löschen / **teilen**). - **Teilen-Knopf** öffnet Dialog: - **„Bis zum"-Datum (Pflicht)** — danach Link inaktiv. - **Link kopieren** (jeder mit dem Link kann zugreifen — read-only). - Geteilte Ordner werden **orange-gelblich** markiert. - Tipp: Ordnernamen klar machen (z. B. „Pläne — geteilt mit Kunde") damit Team nicht versehentlich vertrauliches reinpackt. - Teilung beenden: Datum entfernen oder in Vergangenheit setzen. - Test im **Inkognito-Modus** (eigener Login deaktivieren). ## 4. Eigene Einheiten anlegen ### Voraussetzung - Einstellungen → Funktionen → Sektion **Materialien und Leistungen** → Checkbox **„eigene Einheiten verwenden"** ✓. - Einstellungen neu laden. ### Verwaltung - Werks-Einheiten **löschen** möglich (z. B. KWP, KWH wenn Gewerk anders). - **Reihenfolge** per Drag & Drop. - **Neue Einheit + Code**: für E-Rechnung Pflicht, sonst Ablehnung möglich. - Quelle für Codes: vom Programm bereitgestellte **„Liste der gültigen Codes"** (PDF/Datei) oder ChatGPT-Tipp. - Codes sind **Groß-/Kleinschreibung-sensitiv**. ## 5. Arbeitsbericht aus App per E-Mail versenden - Im AB-Detail in der App: **E-Mail-Knopf**. - Empfänger + Text vorgeschlagen + AB-PDF automatisch angehängt. - Spart Büro-Schritt — Monteur sendet direkt vor Ort. - Siehe [Webinar Arbeitsbericht für Handwerker — 10.04.2025](https://okf.das-programm.io/kb/webinar-arbeitsbericht-2025-04-10) für mehr Details + KI-Funktion. ## 6. Festgeschriebene Rechnung editieren ⚠️ ### Aktivierung - Einstellungen → Funktionen → Sektion **Rechnungen** → Checkbox **„editieren von Rechnungen erlauben"** ✓. - **Warnhinweis**: „Wir empfehlen dringend, die Option NICHT zu verwenden." ### Workflow - Festgeschriebene Rechnung öffnen → **roter Stempel-Knopf** zeigt jetzt zwei Optionen: **„Rechnungskorrektur erstellen"** (empfohlen) oder **„Rechnung bearbeiten"**. - Bearbeiten erzeugt **Entwurf**, der **erneut festgeschrieben werden muss** (sonst Versionierungs-Chaos). - Rechnungsnummer bekommt Suffix wie **„z2"** für Versionsmarkierung. ### Risiko - DATEV-Übergabe: zwei Versionen → Chaos in der Buchhaltung. - GoBD-Konformität: nur sicher mit Rechnungskorrektur ([Wie man eine Rechnungskorrektur (Storno) erzeugt](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungskorrektur-erzeugen)). - AT/CH-Regelungen abweichend. ## 7. E-Mail-Versand über Microsoft + Google - Einstellungen → Kachel **SMTP Email** → eigene Buttons für **Microsoft** + **Google** statt SMTP-Daten manuell eintragen. - OAuth-Login → fertig. - Auch im **Rechnungseingangs-Postfach** (siehe [Wie man das Rechnungseingangs-Postfach für automatischen E-Rechnungs-Empfang einrichtet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungseingang-postfach-aktivieren)) gibt es jetzt diese Microsoft-Direktanbindung. ## 8. API-Schnittstelle (Pro) - **GraphQL**-basierte Schnittstelle für maschinelle Programm-Daten-Kommunikation. - Voraussetzung: Annahme der **besonderen + allgemeinen AGB** (im Programm rechts oben Hinweis). - **Kein Support** für die API-Schnittstelle selbst (zu hochtechnisch). - Für interessierte Firmen — Implementation durch eigene Entwickler. ## Customer-Wording aus dem Webinar - „Computer sind in einigen Punkten dumm" — Hinweis auf Spalten-Disziplin im Excel-Import. - „Rechnungskorrekturen sind nervig — aber sie sind häufig die bessere Wahl, weil sauber". - „Spezialisierte Profunktionen brauchen Profunktion — wer nur Standard braucht, soll Standard zahlen" (Pro-Paket-Logik). ## Cross-Links zu Navigation-Pages - [Wie man Stammdaten (Kunden, Materialien, Leistungen) per Excel/CSV importiert](https://okf.das-programm.io/kb/stammdaten-importieren) · [Wie man ein Angebot per GAEB-Datei importiert](https://okf.das-programm.io/kb/angebote-via-gaeb-importieren) (analog für Excel) - [Wie man die Dateiablage eines Kunden nutzt](https://okf.das-programm.io/kb/kunde-dateiablage-nutzen) (Ordner teilen) - [Wie man einen Arbeitsbericht im Browser anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/arbeitsbericht-im-browser-anlegen) - [Wie man eine Rechnungskorrektur (Storno) erzeugt](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungskorrektur-erzeugen) - [Wie man ein eigenes SMTP-E-Mail-Konto einrichtet](https://okf.das-programm.io/kb/smtp-email-konto-einrichten) · [Wie man das Rechnungseingangs-Postfach für automatischen E-Rechnungs-Empfang einrichtet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungseingang-postfach-aktivieren) ## Verknüpfte Themen - [KI-Schnittstelle — Claude & ChatGPT via MCP](https://okf.das-programm.io/kb/ki-mcp-schnittstelle) (KI-Kontext) - [Stammdaten-Import — DATEV, Excel/CSV, Import-Assistent](https://okf.das-programm.io/kb/stammdaten-import) - [CRM & Kundenverwaltung — Stammdaten, Adressen, Verlauf, Dateiablage](https://okf.das-programm.io/kb/crm-kundenverwaltung) (Datei-Sharing) - [Rechnungs-Spezialfälle: Teilrechnung, Abschlag, Schluss, Korrektur](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-spezialfaelle)