--- title: "Webinar Das große E-Rechnung für Handwerker — 21.11.2024" type: source raw_source: "raw/youtube-transcripts/Das große E-Rechnung für Handwerker Webinar - 21.11.2024.md" created: 2026-05-06 updated: 2026-05-07 tags: [webinar, transkript, e-rechnung, zugferd, xrechnung, eingangsrechnung, postfach, leitweg-id, validierung, b2b] --- Quelle: [`raw/youtube-transcripts/Das große E-Rechnung für Handwerker Webinar - 21.11.2024.md`](../../raw/youtube-transcripts/Das%20gro%C3%9Fe%20E-Rechnung%20f%C3%BCr%20Handwerker%20Webinar%20-%2021.11.2024.md). Re-Ingest am 2026-05-07 — Deep Dive. ## Worum geht's Webinar (Dina Schanz) **21.11.2024** zur **E-Rechnungs-Pflicht ab 2025**. Erklärt rechtliche Grundlage, ZUGFeRD vs. XRechnung, Empfehlungen für Betriebe, Live-Demo der E-Rechnung im Programm (Erstellung + Empfang + Postfach-Synchronisation). > **Kernbotschaft**: „Mit dem Programm seid ihr schon komplett auf der sicheren Seite — alles, was ab 2025 passieren muss, kann das Programm jetzt schon." ## Das Problem — PDF vs. XML | Format | Mensch lesbar | Computer lesbar | |---|---|---| | **PDF** | ✅ | ❌ | | **XML** | ❌ | ✅ | | **ZUGFeRD** (PDF mit eingebetteter XML) | ✅ | ✅ | | **XRechnung** (reine XML) | ❌ | ✅ | → **ZUGFeRD** = praktikabelste Variante im Handling. ## Rechtliche Grundlage (B2B in Deutschland) | Datum | Was gilt | |---|---| | **01.01.2025** | E-Rechnungen müssen **empfangen** werden können + Aufbewahrungsfrist nach GoBD | | **01.01.2027** | Betriebe mit **> 800.000 €** Umsatz/Jahr müssen E-Rechnungen **stellen** | | **01.01.2028** | **Alle Betriebe** müssen E-Rechnungen stellen | - Gilt nur **Firma → Firma** und nur, wenn **beide Firmen Sitz in Deutschland** haben. - Programm erfüllt schon heute alle Anforderungen. ## Drei Empfehlungen vom Webinar 1. **Eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten** (z. B. `rechnungen@mein-betrieb.de`) — und dieses mit dem Programm verknüpfen, damit Eingangsrechnungen automatisch landen. 2. **Software absichern**, die E-Rechnungen empfangen + verarbeiten kann. 3. Beobachten, weil Konkretisierungen folgen werden. ## E-Rechnung im Programm — Ausgangsrechnung ### Voreinstellung - Einstellungen → Funktionen → Sektion **Rechnungen** → Checkbox **„E-Rechnungen erzeugen (ZUGFeRD)"** ✓. - Wirkung: Jede festgeschriebene Rechnung ist automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung — sieht aus wie PDF, hat die XML eingebettet. - Siehe [Wie man E-Rechnungen (ZUGFeRD) global aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/erechnung-aktivieren). ### XRechnung (reine XML) zusätzlich - Festgeschriebene Rechnung öffnen → nach unten scrollen → Sektion **XRechnung**. - **Leitweg-ID** eintragen (vom Auftraggeber bekommen — meist öffentliche Hand). - **Download-Knopf** rechts → liefert die reine XML-Datei. - Siehe [Wie man die XRechnung-Validierung einer Rechnung prüft](https://okf.das-programm.io/kb/xrechnung-validierung-pruefen). ## E-Rechnung im Programm — Eingangsrechnung ### ZUGFeRD-PDF importieren 1. Hauptmenü → Eingangsrechnungen → Plus. 2. PDF per **Drag & Drop** ins Rechnungsdatei-Feld ziehen. 3. **Automatisch ausgefüllt**: - Rechnungsnummer - Rechnungsdatum - Lieferant (auch **Auto-Anlage** wenn aktiviert: [Wie man Lieferanten automatisch aus eingehenden E-Rechnungen erzeugen lässt](https://okf.das-programm.io/kb/lieferanten-aus-erechnung-erzeugen)) - Skonto / Zahlungsbedingungen / USt 4. Optional: Kostenverteilung auf Aufträge ([Wie man die Kostenverteilung einer Eingangsrechnung auf Projekte anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/kostenverteilung-eingangsrechnung-anlegen)). - Siehe [Wie man eine ZUGFeRD-PDF als Eingangsrechnung importiert](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-zugferd-importieren) · [Welche Pflichtfelder eine Eingangsrechnung für den DATEV-Transfer braucht](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-pflichtfelder-pflegen). ### Reine XRechnung-XML importieren - XML-Datei per Drag & Drop in den Rechnungsdatei-Bereich. - Programm liest die XML aus + erstellt eine **physische Darstellung** der Rechnungsdetails (für menschliches Auge). - **Lieferant wird automatisch angelegt**, falls neu — kein manuelles CRM-Pflegen nötig. ### Validierung - In der Eingangsrechnung → Sektion **Validierung** → blauer Knopf rechts → automatisch Prüfung. - Ergebnis grün/orange + Lupen-Knopf für Detail-Prüfbericht. - Siehe [Wie man die XRechnung-Validierung einer Rechnung prüft](https://okf.das-programm.io/kb/xrechnung-validierung-pruefen). ## Postfach-Synchronisation (Pro) ### Workflow 1. Einstellungen → Kachel **„Rechnungseingang Postfach Konfiguration"**. 2. **IMAP-Daten** vom E-Mail-Provider: - Host - Port - Verschlüsselung (TLS) - Benutzername + Passwort (bei Gmail: App-Passwort) 3. **Aktualisierungsknopf** → Inbox-Ordner werden gelistet. 4. Wählen: - **Eingangsordner** (wo neue Mails landen). - **„Verarbeitete E-Mails verschieben nach"** (z. B. selbst angelegter Archiv-Ordner). 5. **Aktiv-Häkchen** oben links setzen. ### Wirkung - Programm prüft das Postfach **nächtlich**. - ZUGFeRD-PDFs + reguläre PDFs + XRechnungs-XMLs werden automatisch in **Eingangsrechnungen** geladen. - Nach Verarbeitung verschiebt das Programm die E-Mail in den Archiv-Ordner. - Im Programm: Eingangsrechnungen-Liste → Filter „Status: Eingang" zeigt die neuen automatisch synchronisierten Rechnungen. - Siehe [Wie man das Rechnungseingangs-Postfach für automatischen E-Rechnungs-Empfang einrichtet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungseingang-postfach-aktivieren). ## Customer-Wording aus dem Webinar - „Im Hintergrund hochladen + automatisch erstellt" — was Kunden sich wünschen. - „Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML." - „In Zukunft wird uns das vielleicht eher auf den Keks gehen, wenn ein Lieferant uns **keine** E-Rechnung schickt." ## Cross-Links zu Navigation-Pages - [Wie man E-Rechnungen (ZUGFeRD) global aktiviert](https://okf.das-programm.io/kb/erechnung-aktivieren) · [Wie man die XRechnung-Validierung einer Rechnung prüft](https://okf.das-programm.io/kb/xrechnung-validierung-pruefen) - [Wie man eine Eingangsrechnung manuell anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-erstellen) · [Welche Pflichtfelder eine Eingangsrechnung für den DATEV-Transfer braucht](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-pflichtfelder-pflegen) · [Wie man eine ZUGFeRD-PDF als Eingangsrechnung importiert](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-zugferd-importieren) · [Wie man einer Eingangsrechnung ein Konto zuordnet (Vorkontierung)](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-konto-zuordnen) · [Wie man Lieferanten automatisch aus eingehenden E-Rechnungen erzeugen lässt](https://okf.das-programm.io/kb/lieferanten-aus-erechnung-erzeugen) · [Wie man die Kostenverteilung einer Eingangsrechnung auf Projekte anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/kostenverteilung-eingangsrechnung-anlegen) - [Wie man das Rechnungseingangs-Postfach für automatischen E-Rechnungs-Empfang einrichtet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnungseingang-postfach-aktivieren) ## Verknüpfte Themen - [E-Rechnung — XRechnung & ZUGFeRD](https://okf.das-programm.io/kb/e-rechnung-formate) - [Eingangsrechnung & Kostenverteilung](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-und-kostenverteilung) - [XRechnung-Export blockiert — Leitweg-ID fehlt](https://okf.das-programm.io/kb/problem-xrechnung-leitweg-id-fehlt) - [XRechnung — E-Rechnung im XML-Format (öffentliche Hand)](https://okf.das-programm.io/kb/xrechnung)