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title: "Wie man das Rechnungseingangs-Postfach für automatischen E-Rechnungs-Empfang einrichtet"
type: navigation
created: 2026-05-07
updated: 2026-05-07
sources:
  - { id: xrechnung, resource: /kb/xrechnung }
  - { id: eingangsrechnung-erechnung-kostenverteilung-erklaert, resource: /kb/eingangsrechnung-erechnung-kostenverteilung-erklaert }
tags: [navigation, postfach, eingangsrechnung, automatisierung, einstellungen]
screenshots:
  - https://okf.das-programm.io/assets/screenshots/rechnungseingang-postfach-tile-annotiert.png
url: "https://das-programm.io/support/artikel/xrechnung"
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## Ziel

Ein **E-Mail-Postfach** mit dem Programm verbinden, sodass eingehende ZUGFeRD-/XRechnungs-Mails **automatisch** als Eingangsrechnungen angelegt werden.

## Voraussetzungen

- Berechtigung „Einstellungen" / Konto-Inhaber:in.
- Pro-Funktion „Buchhaltung" aktiv.
- Eigenes E-Mail-Konto, das nur für Rechnungen genutzt wird (z. B. `rechnungen@meine-firma.de`) — IMAP-Zugangsdaten zur Hand.

## Klickpfad

1. Im Hauptmenü links auf **Einstellungen** (Zahnrad) klicken — Kachel-Übersicht öffnet sich.
2. Auf die **rot umrandete Kachel „Rechnungseingang Postfach Konfiguration"** klicken (mit Beschriftung „automatisch Eingangsrechnungen aus Emailpostfach abholen").

![Einstellungen-Kachel-Übersicht im Programm mit Programm-Header oben und „Willkommen Gregor". Kachelraster mit Zwei-Spalten-Layout, je Kachel ein orangenes oder blaues Rundsymbol links + Titel + Untertitel. Sichtbare Kacheln: links **Textbaustein** (blau, „Textbausteine für Emails, Angebote und Rechnungen."), darunter **Projekt Status** (orange, „eigene Projekt Status anlegen"), darunter **lexoffice** (orange, „Mit lexoffice verbinden"), unten **Sirados** (orange, „Sirados Zugang hinterlegen"). Rechts oben **Konten** (orange, „Konten für den DATEV Export anlegen."), darunter **SMTP Email** (orange, „Eigenen SMTP E-Mail Server hinterlegen"), darunter **sevDesk** (orange, „Mit sevDesk verbinden"), unten **rot umrandete** Kachel **„Rechnungseingang Postfach Konfiguration"** mit Untertitel **„automatisch Eingangsrechnungen aus Emailpostfach abholen"**](https://okf.das-programm.io/assets/screenshots/rechnungseingang-postfach-tile-annotiert.png)

3. In der Konfigurationsmaske die IMAP-Daten eintragen:
   - **Servername** (z. B. `imap.gmail.com`).
   - **Port** (typisch 993).
   - **Benutzername** + **Passwort** (bei Gmail: App-Passwort verwenden).
   - **SSL/TLS** aktivieren.
4. **Speichern + Verbindung testen** — Programm prüft, ob das Postfach erreichbar ist.

## Wirkung

- Programm prüft das Postfach **alle 15 Min** auf neue Mails mit Anhang.
- ZUGFeRD-PDF / XRechnung-XML wird gelesen → automatisch eine Eingangsrechnung angelegt mit gefüllten Pflichtfeldern.
- Wenn [Wie man Lieferanten automatisch aus eingehenden E-Rechnungen erzeugen lässt](https://okf.das-programm.io/kb/lieferanten-aus-erechnung-erzeugen) aktiv ist: auch der Lieferant entsteht automatisch.
- Nicht-Rechnungs-Mails (z. B. Newsletter) werden ignoriert.

## Hinweise

- **Eigenes Postfach** empfohlen — sonst werden persönliche Mails durchsucht. Datenschutzrelevant.
- **Gmail/Google Workspace**: 2-Faktor-Auth aktiv → App-Passwort generieren, nicht das normale Passwort.
- **Verarbeitete Mails** werden im Postfach in einen Unterordner verschoben (oder als gelesen markiert) — pro Provider unterschiedlich.
- Bei **Schreibfehlern in der Konfiguration** kommt eine Fehlermeldung beim Speichern — IMAP-Logs prüfen.

## Verknüpfte Themen

- [Wie man eine Eingangsrechnung manuell anlegt](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-erstellen)
- [Wie man eine ZUGFeRD-PDF als Eingangsrechnung importiert](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-zugferd-importieren)
- [Wie man Lieferanten automatisch aus eingehenden E-Rechnungen erzeugen lässt](https://okf.das-programm.io/kb/lieferanten-aus-erechnung-erzeugen)
- [SMTP einrichten — Postausgang verbinden](https://okf.das-programm.io/kb/email-smtp-einrichten)