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title: "Rechnung erstellen — Workflow, Optionen, Festschreibung, Versand"
type: topic
created: 2026-05-06
updated: 2026-05-06
sources:
  - { id: rechnungsprogramm-fuer-handwerker, resource: /kb/rechnungsprogramm-fuer-handwerker }
  - { id: kumulierte-rechnungen-fuer-handwerker, resource: /kb/kumulierte-rechnungen-fuer-handwerker }
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tags: [rechnung, festschreibung, gobd, e-rechnung, zugferd, xrechnung]
url: "https://das-programm.io/support/artikel/rechnungsprogramm-fuer-handwerker"
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## Voreinstellungen

- **Pflicht**: Einstellungen → Unternehmen (Firmendaten).
- **Briefpapier**: Einstellungen → Briefpapier (Logo, Layout).
- **ZUGFeRD-Automatik**: Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen → „E-Rechnungen erzeugen (ZUGFeRD)" — XML wird transparent in PDF eingebettet.
- **Umsatzsteuerauswahl** (international/reduziert) und **Rechnungsdatum änderbar**: vorab in Einstellungen aktivieren.

## Erstellungspfade

| Wo | Vorteil |
|---|---|
| **Aus Auftrag / Bautagebuch / Arbeitsbericht / Projekt** (gelber Aktionsknopf) | Daten + Positionen + Verknüpfung automatisch — empfohlen |
| **Aus Übersicht (Plus-Knopf rechts oben)** | Leerer Entwurf — alle Felder manuell |

Bei Erstellung aus Dokument fragt das Programm den **Rechnungstyp** (regulär, Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, kumuliert).

## Inhalte

- **Bezeichnung**: erscheint hinter der Rechnungsnummer auf dem PDF.
- **Status**: dient als „Dokumentenablage" („Warten auf Zahlungseingang" etc.). Ändert sich automatisch bei Zahlungseingang.
- **Anschreiben**: Textbausteine via Editor.
- **Auftrag importieren** (Aktionsknopf oben rechts in Entwurf): Positionen aus weiterem Auftrag/Arbeitsbericht hinzufügen — auch nachträglich.
- **Positionen** wie im Angebot — Suche in Leistungsdatenbank, SIRADOS-Stammbaum, Aufmaß pro Position (blauer Winkel).

## Optionen (nur im Entwurf veränderbar)

| Option | Wirkung |
|---|---|
| **Skonto** | %, Skontofrist; im PDF gedruckt mit Restbetrag |
| **Steuerschuldumkehr** | Reverse Charge (EU-B2B, UStG §13b) |
| **Lohnkosten ausweisen** | %-Anteil sichtbar — **muss im Entwurf gesetzt werden, nachträglich nicht möglich** ([Lohnkosten in Rechnung nachträglich ausweisen — geht nicht](https://okf.das-programm.io/kb/problem-rechnung-lohnkosten-nicht-nachtraeglich)) |
| **Zahlungsübersicht drucken** | Verbuchte Eingänge im PDF |
| **Zahlungsziel** | Datum auf der Rechnung |

## Abzüge / Aufschläge / Sicherheitseinbehalt

In einer Sektion unter den Positionen — **nur im Entwurf veränderbar**:

- **Abzüge / Aufschläge**: % oder absolut (Minus für Abzug).
- **Sicherheitseinbehalt**: % oder absolut + Fälligkeit (Gewährleistungsfrist).
- **Bereits gestellte Rechnungen abziehen**: nur Teilrechnungen zum gleichen Auftrag/Projekt zur Auswahl.

> **USt-Pflicht**: Nicht abgezogene Teilrechnungen führen zu doppelter USt-Vorkasse. Siehe [Rechnungs-Spezialfälle: Teilrechnung, Abschlag, Schluss, Korrektur](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-spezialfaelle).

## Festschreibung & Versand

| Schritt | Wo / Wie |
|---|---|
| **Festschreibung** | Roter Stempel-Aktionsknopf — Rechnung erhält fortlaufende Nummer (GoBD), wird unveränderlich |
| **PDF-Vorschau** | im Entwurf — vor Festschreibung empfohlen |
| **PDF-Export** | nach Festschreibung — verschiedene Aktionsknöpfe (drucken, download) |
| **DA11 / GAEB X31** | für Aufmaß-Anhänge |
| **XRechnung** | nur nach Festschreibung; benötigt **Leitweg-ID** + Bestellnummer |
| **Mail-Versand** | blauer Brief-Knopf; Empfänger + PDF automatisch |

## Übersicht-Limits

- **100 Rechnungen** maximal in der Übersicht. Brutto-/Netto-Summe oben rechts bezieht sich auf diese 100 — Filter ändern für ältere.
- **Korrektur einer festgeschriebenen Rechnung**: nur über [Rechnungs-Spezialfälle: Teilrechnung, Abschlag, Schluss, Korrektur](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-spezialfaelle) — Negativ-Rechnung + neue Rechnung.

## Hinweise für CS

- **„Lohnkosten nachträglich ausweisen?"** → nicht möglich. Neue Rechnung mit Korrektur-Workflow nötig.
- **„Wo sehe ich alle Rechnungen zu einem Auftrag?"** → Dokumente-Sektion des Auftrags.
- **Anhänge**: PNG/JPG/PDF werden automatisch ans Rechnungs-PDF angehängt (analog Angebot).

## Verknüpfte Themen

- [Rechnungs-Spezialfälle: Teilrechnung, Abschlag, Schluss, Korrektur](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-spezialfaelle)
- [Vorkontierung — Konten anlegen für Steuerberater & DATEV](https://okf.das-programm.io/kb/vorkontierung)
- [Zahlung, Zahllauf & Mahnung](https://okf.das-programm.io/kb/zahlung-und-mahnung)
- [Banking via finAPI — Bankverbindung, Kontoauszug, Sammelüberweisung](https://okf.das-programm.io/kb/banking-finapi)
- [Bautagebuch — Großprojekte, Regiearbeiten, kumulierte Rechnungen](https://okf.das-programm.io/kb/bautagebuch)
- [Arbeitsbericht erstellen — Workflow & Rechnung](https://okf.das-programm.io/kb/arbeitsbericht-erstellen)
- [Titelvorlagen & Textbausteine — wiederverwendbare Bausteine](https://okf.das-programm.io/kb/titelvorlagen-und-textbausteine)
- [Lohnkosten in Rechnung nachträglich ausweisen — geht nicht](https://okf.das-programm.io/kb/problem-rechnung-lohnkosten-nicht-nachtraeglich)