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title: "Mitarbeiterverwaltung — Anlegen, Lizenzen, Berechtigungen, Stundenkonten, Lohngruppen"
type: topic
created: 2026-05-06
updated: 2026-05-06
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  - { id: mitarbeiter-verwaltung, resource: /kb/mitarbeiter-verwaltung }
  - { id: programm-berechtigungen, resource: /kb/programm-berechtigungen }
  - { id: zeiterfassung, resource: /kb/zeiterfassung }
tags: [mitarbeiter, lizenzen, berechtigungen, stundenkonto, lohngruppen]
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## Mitarbeiter:in anlegen

1. „Mitarbeiter" → Plus-Knopf.
2. Vorname + Nachname + **E-Mail** (für Passwort-Mail).
3. **Lizenz-Typ** wählen (siehe unten).
4. Gelber Personen-Aktionsknopf → sendet Passwort-Mail.
5. Symbol wird zum Brief = Mail versendet. Brief klickbar = neue Mail senden.

## Lizenztypen

| Typ | Wofür | Beispiel-Constraint |
|---|---|---|
| **Büro-Nutzer** | Verwaltung, Angebote, Rechnungen | Projektaufgaben + Bautagebuch-Bearbeitung möglich |
| **Experten-Nutzer** | Voller Zugriff, Bearbeitung von Bautagebüchern in der App | Pflicht für Bautagebuch-Bearbeitung in App |
| **App-Nutzer** | Nur App, eingeschränkt | **Kann nicht** für Projektaufgaben eingeteilt werden |

### Lizenz buchen / kündigen

- **Buchen**: aus dem Anlegen-Dialog direkt; Mengen + Monats-/Jahresvertrag.
- **Kündigen**: per E-Mail an `support@das-programm.io` mit Anzahl + Typ. Nur innerhalb der Vertragsform (Monat/Jahr) zum nächstmöglichen Datum.

## Berechtigungen pro Mitarbeiter:in

Pfad: Mitarbeiter → Mitarbeiter:in → Berechtigungen.

Beispiele:
- Preise im Angebot anzeigen vs. nur Leistungsverzeichnis ohne Preise.
- Termine einsehen ja/nein.
- Projekt-Ansicht ja/nein (App-Nutzer).
- Projektverwaltung ja/nein (Büro/Experte).

**Wichtig**: nach Änderung in App → **Einstellungen → Einstellungen aktualisieren**, sonst greifen Änderungen nicht. Siehe [Berechtigungs-/Einstellungs-Änderungen wirken nicht in der App](https://okf.das-programm.io/kb/problem-app-einstellungen-aktualisieren).

## Projektzuteilung

| Wo | Vorgehen |
|---|---|
| Im Projekt | Projekt → Mitarbeiter eintragen |
| In der Einsatzplanung | Plus → Kunde + Projekt + Mitarbeiter:in → Push + Projekt-Chat |
| Im Auftrag/Arbeitsbericht/Projektaufgabe | „von" + „bis" + Mitarbeiter:in → erscheint in Einsatzplanung + App-Termine |

## Stundenkonten

Voraussetzungen für Sichtbarkeit:
1. Mitarbeiter → Einstellungen → Plus bei Arbeitszeiten.
2. **„Gültig ab"** + Soll-Stunden + Stundenlohn eintragen.

PDF-Export: Mitarbeiter → Mitarbeiter:in → Stundenkonto → PDF Export.

### ⚠️ Soll-Zeiten ändern

Bei Änderung der Anstellungsart (z. B. Vollzeit→Teilzeit) **nicht** die alten Soll-Zeiten überschreiben — sonst rückwirkende Anpassung mit Überstunden-Differenz. Stattdessen:
1. Bei alten Soll-Zeiten ein **„Gültig bis"-Datum** setzen.
2. Per Plus eine **neue Soll-Zeit** mit „Gültig ab" anlegen.

Siehe [Soll-Zeiten geändert — Programm rechnet rückwirkend Überstunden](https://okf.das-programm.io/kb/problem-soll-zeiten-rueckwirkend).

## Lohngruppen

Pfad: Mitarbeiter → Lohngruppen → Plus.

Verwendung:
- **Stückliste-Kalkulation**: differenzierte Lohnkosten je Lohngruppe.
- **Disposition**: aggregiert Soll-Stunden je Lohngruppe für Kapazitätsplanung.

Mitarbeiter:in einer Lohngruppe zuweisen: Mitarbeiter → Mitarbeiter:in → Einstellungen → Lohngruppe wählen.

## Hinweise für CS

- **„Mitarbeiter:in kann Funktion X nicht nutzen"** → erst Lizenz prüfen, dann Berechtigungen, dann ggf. App-Settings-Refresh.
- **Stundenkonto fehlt** → Soll-Zeiten + „Gültig ab" prüfen.
- **Lizenz-Kündigung läuft nur via Support-Mail** — kein Self-Service.

## Verknüpfte Themen

- [Programm personalisieren — Funktionen ein-/ausblenden](https://okf.das-programm.io/kb/programm-personalisieren)
- [Zeiterfassung & Stundenkonto — App, Bautagebuch, Nachkalkulation](https://okf.das-programm.io/kb/zeiterfassung-und-stundenkonto)
- [Einsatzplanung bedienen — Methoden, Ansichten, Farbcodes](https://okf.das-programm.io/kb/einsatzplanung-bedienen)
- [Kalkulation — Begriffe, Voreinstellungen, Typen, Nachkalkulation](https://okf.das-programm.io/kb/kalkulation)
- [Projektmanagement — Projektmappe, Finanzen, Verlauf, Disposition](https://okf.das-programm.io/kb/projektmanagement)
- [Soll-Zeiten geändert — Programm rechnet rückwirkend Überstunden](https://okf.das-programm.io/kb/problem-soll-zeiten-rueckwirkend)
- [Berechtigungs-/Einstellungs-Änderungen wirken nicht in der App](https://okf.das-programm.io/kb/problem-app-einstellungen-aktualisieren)
- [App-Nutzer:in kann Bautagebuch nicht bearbeiten — fehlende Lizenz](https://okf.das-programm.io/kb/problem-bautagebuch-app-keine-bearbeitung)