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title: "Wie man eine Mahnungsvorlage konfiguriert und Mahnungen erzeugt"
type: navigation
created: 2026-05-07
updated: 2026-05-07
sources:
  - { id: zahlung-mahnung-zahllauf-erklaert, resource: /kb/zahlung-mahnung-zahllauf-erklaert }
tags: [navigation, mahnung, mahnstufe, zahlungsverzug]
screenshots:
  - https://okf.das-programm.io/assets/screenshots/mahnungsvorlage-detail.png
url: "https://das-programm.io/support/artikel/zahlung-mahnung-zahllauf-erklaert/"
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## Ziel

**Mahnungsvorlagen** pro Mahnstufe konfigurieren — sodass das Programm überfällige Rechnungen automatisch erkennt und mit dem richtigen Text + Mahngebühr mahnen kann.

## Voraussetzungen

- Berechtigung „Buchhaltung" / „Einstellungen".
- Rechnungen mit Zahlungsziel im Verzug.

## Klickpfad — Vorlage anlegen

1. Im Hauptmenü links auf **Einstellungen** (Zahnrad) → Eintrag **Mahnungsvorlagen** auswählen.
2. Oben rechts **blauer Plus-Knopf** → neue Vorlage öffnet sich.

![Mahnungsvorlage-Detail-Maske im Programm mit Glocken-Symbol und Überschrift **„Mahnungsvorlage"** oben links; rechts oben **rote Mülltonne** zum Löschen. Linke Seite: **Bezeichnung**-Feld mit Wert **„1 Wochen Zahlungsrückstand"**. Rechts: **Mahnstufe**-Dropdown mit Wert **„1"**. Darunter Sektion **„Text"** mit Editor-Toolbar (H1, ¶, B, I, U, Ausrichtungen, Listen, Format löschen) und großem mehrzeiligen Textfeld mit Beispiel-Mahntext: „Sehr geehrter Kunde, sehr geehrte Kundin, im Trubel des Alltags geht gerne mal eine Rechnung unter. Wir möchten Sie heute höflich auf die ausstehende Rechnung vom xx erinnern. Bitte begleichen Sie den gesamten Betrag innerhalb von 3 Werktagen auf das unten genannte Konto unter Angabe der Rechnungsnummer. Mit besten Grüßen, Gregor Müller". Darunter aktivierte Checkbox **„Mahngebühren angeben"** ✓ mit Eingabefeld **Mahngebühr** „3"; weitere Checkboxen darunter **„Mahngebühren 2 angeben"** ☐ und **„Zinsen angeben"** ☐](https://okf.das-programm.io/assets/screenshots/mahnungsvorlage-detail.png)

3. Pro Vorlage:
   - **Bezeichnung** (z. B. „1 Wochen Zahlungsrückstand").
   - **Mahnstufe** (1, 2, 3).
   - **Text** im Editor (HTML-Formatierung möglich).
   - **Mahngebühren angeben** ✓ + Wert (z. B. „3").
   - Optional: **Zinsen** mit Zinssatz-Feldern.
4. **Auto-Save** — Vorlagen sind aktiv.

## Klickpfad — Mahnung erzeugen

1. Im Hauptmenü → **Buchhaltung** → **Mahnungen** auswählen.
2. Programm zeigt überfällige Rechnungen — **Plus-Knopf** zum Erzeugen einer Mahnung pro Rechnung oder als Sammel-Mahnungslauf.
3. Vorlage je Mahnstufe wird automatisch genommen.
4. Mahnung als PDF herunterladen / per Mail versenden (analog zu [Wie man eine Rechnung per E-Mail versendet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-via-mail-versenden)).

## Hinweise

- **Mahnstufe automatisch** je nach Anzahl bestehender Mahnungen für die Rechnung — 1. Mahnung = Stufe 1, 2. = Stufe 2 etc.
- **Mahngebühren** werden zum geforderten Betrag addiert — Mahnung-PDF zeigt sie separat.
- **Verzugszinsen** sind gesetzlich erlaubt — § 288 BGB regelt die Höhe (Basiszins + 5/9 Punkte je nach B2C/B2B).
- Eine **bezahlte Rechnung** schließt automatisch alle offenen Mahnungen für diese Rechnung.

## Verknüpfte Themen

- [Zahlung, Zahllauf & Mahnung](https://okf.das-programm.io/kb/zahlung-und-mahnung)
- [Wie man eine eingegangene Zahlung an einer Rechnung erfasst](https://okf.das-programm.io/kb/zahlung-erfassen)
- [Wie man eine Rechnung per E-Mail versendet](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-via-mail-versenden)