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title: "E-Rechnung — XRechnung & ZUGFeRD"
type: topic
created: 2026-05-06
updated: 2026-05-06
sources:
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tags: [e-rechnung, xrechnung, zugferd, leitweg-id, validierung, pflicht]
url: "https://das-programm.io/support/artikel/xrechnung"
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## Was eine E-Rechnung ist

EU-vorgegebenes digitales Format mit standardisierten Datenfeldern für maschinelle Verarbeitung. **Eine gescannte PDF ist keine E-Rechnung**.

| Format | Inhalt | Lesbarkeit | Wann |
|---|---|---|---|
| **XRechnung** | XML | nur Maschine | Bundesverwaltung — Pflicht |
| **ZUGFeRD** | PDF + eingebettete XML | beide | Standard für B2B außerhalb Bundesverwaltung |

ab **2025**: B2B-Empfangs-Pflicht. Bis **2027** vollständige B2B-Umstellung.

## Voreinstellungen (gelten für beide Formate)

### Unternehmensdaten

- Name, **UStID**, E-Mail, IBAN, BIC.

### Kundendaten

- Name, **UStID** (E-Rechnung ist B2B-Pflicht — daher UStID Pflicht).
- E-Mail, IBAN, BIC.

> Fehlende Pflichtfelder → ungültige E-Rechnung → Korrekturschleife → Zahlungsverzug.

## XRechnung erstellen

1. Festgeschriebene Rechnung öffnen.
2. Sektion „XRechnung" → **Leitweg-ID** + Bestellnummer (optional) eingeben.
3. Blaue Schaltfläche → XML-Download.

### Leitweg-ID

- **10+ Stellen**, vom Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger erfragen.
- Nur für Rechnungen an **Bundesverwaltung** relevant.
- **Ohne Leitweg-ID** → kein XRechnung-Export → ZUGFeRD nutzen ([XRechnung-Export blockiert — Leitweg-ID fehlt](https://okf.das-programm.io/kb/problem-xrechnung-leitweg-id-fehlt)).
- Im XRechnung-XML ist sie im Feld **„Käuferreferenz"**.

## ZUGFeRD-Ausgang automatisieren

Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen → **„E-Rechnungen erzeugen (ZUGFeRD)"**. Ab dann: jede PDF-Rechnung enthält transparent die XML.

## E-Rechnungs-Eingang

Voraussetzung: **Lieferant** ist im Programm angelegt.

1. Eingangsrechnung → Lieferant wählen → blauer **Upload-Knopf** bei „Rechnungseingabe".
2. Felder werden automatisch befüllt (Betrag, Datum, USt, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingung).

### Lieferanten automatisch anlegen

Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen → Schalter aktivieren. Erkennung anhand **UStID**. **Vorsicht** bei lückenhaften Stammdaten.

### Tipp: Erkennen, ob PDF eine E-Rechnung ist

Acrobat Reader → Reiter „Anhänge" → enthält XML = ZUGFeRD.

## Validierung (XRechnung & ZUGFeRD)

- In Eingangsrechnung unter „Zahlungen" → **blauer Stethoskop-Knopf**.
- Lupe-Knopf → ausführlicher Bericht.
- Fehlerhafte Bereiche rot mit Handlungsempfehlung.

## PRO: E-Mail-Eingangspostfach

- Einstellungen → **Rechnungseingang Postfach Konfiguration**.
- Host/Port (z. B. IMAP `imap.gmail.com:993`), SSL/TLS, Benutzername, Passwort.
- **Quellordner** (zu durchsuchen) + „verarbeitete Mails verschieben nach" (Vermeidung doppelter Importe).
- **Empfehlung**: eigenen Rechnungs-Ordner anlegen — schneller, sicherer, bei Wirtschaftsprüfung kein Vollzugriff aufs Postfach nötig.

## Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungen werden **digital** aufbewahrt. Ausgedruckter Ordner reicht im Falle einer Wirtschaftsprüfung nicht.

## Hinweise für CS

- **Kunden ohne UStID**: keine E-Rechnung möglich → klassische PDF.
- **„Format unklar"**: ZUGFeRD ist Default außerhalb Bundesverwaltung.
- **Validator-Fehler** ernst nehmen — wirken auf Wirtschaftsprüfung relevant.

## Verknüpfte Themen

- [Rechnung erstellen — Workflow, Optionen, Festschreibung, Versand](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-erstellen)
- [Eingangsrechnung & Kostenverteilung](https://okf.das-programm.io/kb/eingangsrechnung-und-kostenverteilung)
- [XRechnung-Export blockiert — Leitweg-ID fehlt](https://okf.das-programm.io/kb/problem-xrechnung-leitweg-id-fehlt)