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title: "Briefpapier, SMTP-Versand & E-Mail-Verwaltung"
type: topic
created: 2026-05-06
updated: 2026-05-06
sources:
  - { id: briefpapier-einrichten, resource: /kb/briefpapier-einrichten }
  - { id: email-smtp-einrichten, resource: /kb/email-smtp-einrichten }
  - { id: email-verwaltung, resource: /kb/email-verwaltung }
tags: [briefpapier, logo, smtp, email, postausgang, mail-verlauf, gmail]
url: "https://das-programm.io/support/artikel/briefpapier-einrichten"
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## Briefpapier — drei Modi

Pfad: **Einstellungen → Briefpapier**.

| Modus | Wann | Workflow |
|---|---|---|
| **Logo Modus** | Du willst es einfach | Logo als JPG hochladen → Firmendaten kommen automatisch aus Unternehmenseinstellungen in Fußzeile |
| **Eigenes Briefpapier** | Vorhandenes individualisiertes Briefpapier | **Scan der gesamten Seite** als JPG (alles, was sichtbar sein soll). Dokumentrahmen via roter gestrichelter Linien anpassen. **Firmendaten kommen NICHT automatisch** |
| **Eigenes Briefpapier Erste- und Folgeseite** | Header unterscheidet sich auf Folgeseiten | Pro Seite eigene Datei. Adressfeld-Position frei verschiebbar |

## Dokument-Einstellungen (alle Modi)

- **Schriftart** (auch eigene TTF-Schrift hochladbar: Schriftart → Eigene).
- **Zeilenhöhe**.
- Optionen: Kundennummer / Absenderadresse / Unterschriftenfeld bei Angeboten ausblenden.

## Artikelbilder

- Pro Position Bilder hinterlegbar — erscheinen im PDF.
- **„Bildbreite"** steuert Größe der Artikelbilder, nicht des Logos. Logo-Größe ergibt sich aus der Bilddatei selbst.

## SMTP einrichten — Postausgang

> Programm sendet via SMTP, **empfängt nicht direkt** (Pro-Postfach-Verknüpfung siehe [E-Rechnung — XRechnung & ZUGFeRD](https://okf.das-programm.io/kb/e-rechnung-formate)).

Pfad: **Einstellungen → SMTP**.

### Daten besorgen

Vom E-Mail-Anbieter: Host, Port, Verschlüsselung (SSL/TLS), Benutzername, Passwort.

### Test

Brief-Knopf im Aktionsmenü oben rechts → Test-Mail an eigene Adresse.

### Tipp

Benutzername oft = E-Mail-Adresse oder leer.

### Gmail-Stolperstein

- **Less Secure Apps** aktivieren: `myaccount.google.com/lesssecureapps` → AN.
- Falls nicht möglich: **Bestätigung in 2 Schritten** ggf. deaktivieren.

Siehe [SMTP-Verbindung mit Gmail schlägt fehl](https://okf.das-programm.io/kb/problem-smtp-gmail-verbindung-fehler).

## E-Mail-Verwaltung

### Mail-Verlauf einsehen

Kunde → nach unten scrollen zu **„gesendete Email"**.

| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gesendet | Zuverlässig — Mail wurde abgeschickt |
| Zugestellt / Geöffnet | Nur bei manchen Servern |

Blaue Lupe pro Eintrag öffnet die versendete Mail.

### Wer bekommt eine Kopie?

- **Bearbeiter:in** des Dokuments (automatisch, an die in Mitarbeiter hinterlegte Mail).
- **Optional Firmenadresse** (Einstellungen → Unternehmen → Kontaktdaten — ein-/ausschaltbar).

## Hinweise für CS

- **„Mail nicht angekommen"** → Status auf „gesendet" prüfen + SMTP-Test wiederholen.
- **„Logo zu klein"** → Bilddatei in höherer Auflösung neu hochladen.
- **„Kundennummer ungewollt im PDF"** → in Briefpapier-Einstellungen ausblenden.
- **„Angebot nicht auf Briefpapier"** → falscher Aktionsknopf — siehe [Angebot-PDF ohne Briefpapier — falscher Aktionsknopf](https://okf.das-programm.io/kb/problem-angebot-pdf-ohne-briefpapier).
- **Gmail-Verbindungs-Fehler** → siehe [SMTP-Verbindung mit Gmail schlägt fehl](https://okf.das-programm.io/kb/problem-smtp-gmail-verbindung-fehler).

## Verknüpfte Themen

- [Rechnung erstellen — Workflow, Optionen, Festschreibung, Versand](https://okf.das-programm.io/kb/rechnung-erstellen)
- [Angebot exportieren — PDF-Varianten, GAEB / ÖNORM / SIA·IfA / DA11](https://okf.das-programm.io/kb/angebot-export)
- [Angebot-PDF ohne Briefpapier — falscher Aktionsknopf](https://okf.das-programm.io/kb/problem-angebot-pdf-ohne-briefpapier)
- [SMTP-Verbindung mit Gmail schlägt fehl](https://okf.das-programm.io/kb/problem-smtp-gmail-verbindung-fehler)
- [E-Rechnung — XRechnung & ZUGFeRD](https://okf.das-programm.io/kb/e-rechnung-formate) (Pro: Eingangspostfach)